Arkivverket

Nye løsninger for automatisk arkivering av e-post

Arkivverket er i gang som det første StartOff-prosjektet og utvikler nye løsninger for automatisk arkivering av e-post med valgt leverandør Simplifai.

Utfordringen som Arkivverket søker nye løsninger til handler om å ta i bruk ny teknologi for kunne arkivere den økende mengden digital kommunikasjon, deriblant e-post som ansatte i Arkivverket må forholde seg til. Saksbehandlerne må i dag gjøre en manuell skjønnsbasert vurdering av om noe skal tas vare på for hver eneste melding. En tidkrevende og ineffektiv prosess, og å arkivere digital kommunikasjon blir nedprioritert.  

Bli kjent med Arkivverket og deres behov!

Arkivverkets visjon er at det i 2025 ikke skal være nødvendig for offentlige ansatte å måtte tenke på arkivering, det skal være innebygget i systemene. 

Gjennom dette prosjektet ønsker Arkivverket å komme et skritt på veien mot å realisere innebygd arkivering i egen organisasjon. I denne StartOff anskaffelsen søker Arkivverket leverandører som har løsningsforslag som hjelper oss på vei. 

Om Arkivverket

Arkivverkets samfunnsoppdrag er å bidra til effektiv dokumentasjons-forvaltning og å sikre, bevare og tilgjengeliggjøre et bredt og allsidig utvalg av samfunnets arkiver. 

Les mer på Arkivverket.no

Mer om behovet

Arkivverket ønsker mest mulig automatisk å kunne identifisere og vurdere hvilke e-poster og andre meldinger som skal gjøres tilgjengelige for offentligheten og tas vare på. Det som er tas vare på skal arkiveres ihht. arkivregelverket.

Arkivverket har behov for at løsningen utvikles i tråd med arbeidsmiljøloven og personvernforordningen. E-poster eies ikke av arbeidsgiver, men av arbeidstager, og arbeidsgiver har som hovedregel bare rett til innsyn i denne i begrensede tilfeller. Dette setter rammebetingelsene for hvor automatisk en løsning kan fungere i praksis. Om regler for personvern i arbeidsmiljøloven. 

Arkivverket er innforstått med at løsninger ikke nødvendigvis vil løse hele behovet, men er likefullt interessert i løsninger for deler av behovet!

Markedsmuligheten

Arkivverket har en klar målsetning om at prosjektet skal resultere i konkrete kjøp videre. Som en anskaffelse i StartOff får de som oppdragsgiver bistand til veien videre. Samtidig får leverandøren som er valgt tilbud om kompetanse innen «Skalering i offentlig sektor». Her er formålet å stimulere til videre anskaffelser av den utviklede løsningen, fra andre offentlige aktører. 

Behovet for en løsning som muliggjør «automatisk» arkivering av e-poster og annen digital kommunikasjon er noe alle offentlige og mange private virksomheter har. Det er derfor et stort potensial for at den utviklede løsningen kan tas i bruk av andre kunder, offentlige som private.  

Prosjektløp

Prosjektet gjennomføres som en anskaffelse der det som anskaffes er utvikling av en MVP (et minimumsprodukt). Arkivverket er oppdragsgiver mens StartOff er en ordning som bidrar med støtte underveis i prosessen. 

Figuren under viser tidslinje og innhold for prosjektløpet:

Prosjektløp

Viktige tidsfrister

  • 12. november: Kunngjøring av konkurransen
  • 7. desember: First for å levere idéskisse
  • 6. januar '21: Oppstart "Fase 2 - Utforske alternativer"
  • 8. februar '21: Oppstart "Fase 3 - Utvikle løsningen"
  • Juni '21: Demodag og ferdigstilt prosjekt

Prosjektet er i gang!

Dette prosjektet er nå i gang, og der er ikke lenger mulig å konkurrere om å delta som leverandør. Resultater fra prosjektet vil bli presentert på et åpent event i juni 2021.

Under finner du konkurransedokumentene fra prosjektet.